La ville recrute

Activités 

Gestion administrative courante (40%) : 
- organiser les réunions, séminaires, interventions : logistique (réservation de salles, accueil, réservation de matériel, …), préparation des documents (invitations, mise en forme et cohérence des documents, duplication...), organiser les réunions publiques dans une dimension protocolaire,
- mettre en page et relire des notes, courriers, délibérations, conventions, lettres de commande, 
- assurer le référencement et classement des courriers départs et des délibérations, photocopie et distribution, archivage et classement (dossiers et documentation)
- assurer la gestion de l’agenda du responsable de service (prise de rendez-vous, suivi, mise à jour de l’agenda partagé)
 

Gestion administrative des campagnes de financements de projets annuels ou ponctuels (30%) : 
- assurer l’information des porteurs de projets sur les procédures et les délais, 
- fournir les formulaires nécessaires aux constitutions de demandes de financements,
-  pilotage et constitution des outils de gestion et de suivi des financements,
- formalisation des conventions à partir de modèles type, mise à la signature, envoi, classement

Gestion budgétaire des dépenses et des recettes du service (20%) :
- assister le responsable de service pour l’élaboration et le suivi du budget (budget primitif, décisions modificatives, virements de crédits),
- aider à la rédaction des délibérations,
- assurer la disponibilité des ressources financières et matérielles (dont commande de fournitures),
- assurer le suivi budgétaire avec transmission des tableaux, suivi des factures et consommation des crédits,
- recenser régulièrement les engagements non réalisés,
- aider à la constitution des dossiers pour l’appel de fonds (acomptes et soldes de subventions),
- assurer le suivi des marchés et lettres de commande du service et de leur reconduction, aide à la rédaction 
- assurer le lien avec la Direction des finances (consultation du logiciel, croisement des suivis)

Assurer une fonction d’accueil physique et téléphonique pour les services de la DDU basés sur l’Hôtel de Ville (10%) :
- renseigner, conseiller, accompagner,
- filtrer et aiguiller les appels,
- être le garant de l’image du service,
- aider à la gestion de fonctionnement du bâtiment CROIZAT (planning occupation, sécurité du bâtiment, suivi maintenance et entretien, …)
- renouveler l’affichage des évènements et informations pour le public
- en cas de besoin, apporter un soutien pour l’accueil physique et téléphonique des services urbanisme et cadre de vie 
 

Compétences requises
Savoirs :  

• Formation en gestion-administration ou assistanat de direction
• Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une commune

Savoir-faire : 

• Capacité à gérer les priorités
• Rigueur et organisation
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil bureautique

Savoir-être :  

• Aisance relationnelle
• Capacité d’adaptation
• Ecoute, diplomatie
• Disponibilité, confidentialité
• Sens du service public

Positionnement
Liens hiérarchiques : Directeur de projet politique de la Ville

Liens fonctionnels : services municipaux, partenaires, Elus, habitants
 

Conditions d’exercice
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Temps de travail : 100%, 38h00 hebdomadaires