La ville recrute

Activités 
 

L’assistante de Direction est rattachée à la Direction de la Tranquillité Publique et de la Prévention (DTPP) et exerce sous l’autorité de la Directrice de la DTPP, et de l’Autorité Territoriale, les missions suivantes :

Gestion administrative & Logistique de la direction :
- Programmer des réunions ponctuelles et récurrentes (Réunion élu / Réunion service PM / Réunion chefs de service (individuelles & communes) / Groupes de travail du CLSPD) et en organiser la logistique (réservation salle, matériel, supports documentaires, convocations, préparation feuille émargement) ;
- Rappeler aux participants les réunions à venir (mail et/ou appels téléphoniques) ;
- Assurer l’accueil téléphonique ;
- Mettre à jour régulièrement et sur initiative les fichiers de coordonnées des partenaires et participants aux réunions ;
- Gestion des fournitures ;
- Réalisation et suivi des demandes sur GLPI ;
- Répondre aux demandes logistiques de l’encadrement direct ;
- Mise à jour de l’organigramme de la direction.

Gestion des courriers & signalements :
-    Enregistrer les courriers « arrivée » et « départ »
-    Dispatcher les courriers entrants aux services par voie dématérialisée ;
-    Récupération et dépôt physique en Mairie des courriers & parapheurs ;
-    Suivre le circuit des parapheurs et relancer les services le cas échéant ;
-    Traitement du courrier de la directrice arrivant sur le futur logiciel courrier et des signalements de nuisances sur la plateforme Toodego : tableau de recensement et de suivi des courriers-demandes/ aide à la recherche d'informations / préparation trames de courriers / alerte en cas de non traitement passé un délai préalablement fixé / relais des réponse apportées aux services intéressés / archivage ;
-    Traitement des plaintes : fourniture aux services des rapports PM appuyant la plainte, récupération des plaintes déposées, archivage, suivi des plaintes (tableau de suivi.)

Ressources Humaines :
- Compilation des astreintes et heures supplémentaires rémunérées, relances éventuelles, vérification du bon respect des volumes horaires maximum et transmission pour paiement ;
- Transmission RH, suivi des heures majorées et de récupération, information régulière des agents du crédit disponible et rappel des délais de consommation ;
- Constitution (version papier & dématérialisée) et suivi du dossier administratif des agents (CV, fiche de poste, arrêté de nomination, carrière, accréditations, évaluation, formations…) ;
- Initier et suivre les demandes d’agréments Préfet & Procureur et les demandes d’assermentation (prestation de serment) des agents PM et ASVP ;
- Armement (autorisation de port d’armes & abrogation du port d’arme) ;
- Accréditation à la conduite et autorisation de remisage des véhicules ;

      
Budget :
- Suivi des budgets des services PM / CVSU / Gestion des Risques : suivi régulier et état mensuel adressé à la direction ;
- Elaboration de tiers, bons de commande, virements de crédits & traitement des factures du service PM ;

Participation à la vie du service :
- Participation aux réunions de services : mise en forme ordre du jour, rédaction des comptes-rendus ou relevés de décisions, assistance dans les mesures à initier découlant des échanges ; 
 – Compte-rendu de réunion du CLSPD en comité plénier et restreint ; 
 

En l’absence de l’agent titulaire :

 – Gestion des chiens catégorisés

 – Autorisations de barbecue
 

Compétences requises
Savoirs :  

• Connaître les logiciels courants de secrétariat : traitement de texte, tableur
• Tenue électronique d’agenda
• Connaître les règles d’orthographe et de grammaire
   

Savoir-faire :

• Savoir utiliser les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Power point…)
• Savoir utiliser Internet et tous types de messagerie supports électroniques
• Savoir utiliser le logiciel Finances & GLPI
   

Savoir-être :  

• Bonne présentation
• Discrétion
• Adaptabilité
• Sens des relations humaines
• Esprit d’initiative et capacité d’autonomie
• Sens de l’organisation
• Rigueur et méthode
• Sens du service public
   

Positionnement
Liens hiérarchiques : Directrice de la Tranquillité Publique et de la Prévention 

Liens fonctionnels internes :

-    Les élus
-    Le directeur général des services
-    Les chefs de service de la direction
-    L’adjoint au chef de service PM
 

Liens fonctionnels externes : 

-    Les services municipaux
-    Les services métropolitains
-    La Préfecture
-    Le Parquet de Lyon
-    Les fournisseurs
 

Conditions d’exercice
Lieu de travail :  Police Municipale de Saint-Fons
Temps de travail : 38h